Veranstaltungsplanung Allgemein

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Veranstaltungen planen, Allgemeine Daten (obere Hälfte)

Veranstaltungsplanung - Allgemeine Daten:

In der Registerkarte Allgemein spezifizieren Sie die Grunddaten Ihrer zu planenden Veranstaltung.

  • In der Dialogbox Thema geben Sie der Veranstaltung einen plausiblen Namen oder eine möglichst kurze Beschreibung.
  • Die Veranstaltungsnummer und der Status werden automatisch vergeben und können hier nicht verändert werden.
  • Über das Eingabefeld Teilnehmer geplant können Sie erwartete (realisierbare) Teilnehmerzahlen eingeben.
  • Mit dem Eintrag im Online-Katalog können Sie das Erscheinen der Veranstaltung im Online-Katalog erwirken. Die Markierung Termine/Veranstaltungsplan erzeugt die Anzeige im Veranstaltungskalender und auf den LISA-Anzeigetafeln. Ebenso können Sie im Eintrag im Druck-Katalog das Erscheinen der Veranstaltung in der Printausgabe des Katalogs vermerken.
  • Die folgenden Punkte Jahr (Angabe in Schuljahreszahlen), Veranstaltungsart und Arbeitsbereich beschreiben die Veranstaltung, können jedoch hier nicht verändert werden. (wurden bei Neuanlage festgelegt, siehe Veranstaltungsplanung: Veranstaltungen neu anlegen)
  • Mit dem Auswahlfeld Kostenstelle ordnen Sie die Veranstaltung zu vorbestimmten Verrechnungspositionen zu. Die Auswahl der Kostenstelle ist an den Arbeitsbereich gekoppelt.
  • Die folgenden Eingabeoptionen dienen der Festlegung der Veranstaltungsparameter und führen Sie über die jeweils mit dem Werkzeugsymbol gekennzeichnete Markierung ...bearbeiten zu einem Auswahlfeld in einem separaten Fenster.
    • Schulform -> Auswahlfenster mit den zur Verfügung stehenden Schulformen (Mehrfachauswahl möglich)
    • Fach -> Auswahlfenster mit den angebotenen Fächern (Mehrfachauswahl möglich)
    • Zielgruppe -> Auswahlfenster mit möglichen Klienten / Gruppen (Mehrfachauswahl möglich)
    • Veranstaltungsobjekt -> Auswahl möglicher Objekte, an denen die Veranstaltung stattfinden kann (Objektsuche).
Veranstaltungen planen, Allgemeine Daten (untere Hälfte)
  • Mit den folgenden 3 Datumsfeldern (von, bis und Anmeldeschluß) legen Sie den Beginn und das Ende der Maßnahme, sowie den Termin für die Anmeldung zu der Veranstaltung fest.
  • Der Auswahlpunkt Dozenten beinhaltet die Auswahl der Dozenten für die Veranstaltung, sowie diesen zuordenbare Kosten.
    • Dozenten bearbeiten -> Auswahlfenster mit den möglichen Dozenten (Dozenten suchen). Haben Sie die Dozenten ausgewählt und gespeichert, können Sie nun zu den Dozenten weitere Kosten zuordnen.
    • Honorare bearbeiten -> Festlegung der Stundenanzahl, des Honorarstundensatzes und die Erstattung einer Fahrtkostenpauschale für jeden angegebenen Dozenten.
    • Verpflegung bearbeiten -> kalendertägliche Zuweisung von Übernachtungen und Verpflegungen für jeden angegebenen Dozenten (zuvor muß die Markierung Planung mit Verpflegung und Unterkunft unterhalb der Organisationshinweise aktiviert und mit Presets versehen sein (siehe Verpflegung und Übernachtung)!
  • Im folgenden Auswahlfeld Leiter benennen Sie aus den ausgewählten Dozenten den Leiter der Veranstaltung.
  • Das Feld interne Organisationshinweise ermöglicht es Ihnen, besondere Informationen zu der Veranstaltung für weitere Planung und Organisation zu hinterlegen.
  • Mit der Markierung Planung mit Verpflegung und Unterkunft aktivieren sie die Einstellungen für Presets (Vorgaben für Verpflegung und Unterkunft). Die erscheinende Schaltfläche Presets bearbeiten erlaubt die allgemeine Festlegung der einzelnen Positionen für Verpflegung und Unterkunft (siehe Verpflegung und Übernachtung: Presets bearbeiten).
  • Die nach Festlegung der Presets erscheinenden Eingabefelder für: Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen und Abendessen erlauben spezifische Angaben für ortsübliche diesbezügliche Kosten.

Zusätzliche Informationen zur Veranstaltung können sie in den folgenden Registerkarten eintragen:


Veranstaltungen planen, Allgemeine Daten (Werkzeugleiste)

Mit der abschließenden Werkzeugleiste können Sie:

  • Eine nicht mehr aktuelle Veranstaltungsplanung (X) Löschen,
  • Ihre eingegebenen Daten Speichern,
  • Die Veranstaltungsinformationen Drucken (Anzeige eines vorformatierten pdf-Dokumentes in neuem Fenster zum ausdrucken oder archivieren),

Folgende Auswahloptionen sind je nach Stand der Bearbeitung verfügbar:

  • Haben Sie alle Eingaben zur Vorbereitung einer Veranstaltung getätigt, dann quittieren Sie diesen Status durch Betätigen der Schaltfläche: Planung abschließen. Überprüfen Sie zuvor die Eingaben auf allen Registerkarten der Veranstaltungsplanung. (Die Teilnehmerzuweisung wird erst nach Genehmigung der Veranstaltung aktiviert.)
  • Sollte Ihre Veranstaltungsplanung bereits abgeschlossen sein, haben Sie hier anstelle die Schaltfläche zurück in Planung. So können Sie auch nachträglich die Planungsparameter ändern (dies zieht ggf. eine erneute Genehmigung nach sich!)
  • Ist die Veranstaltung schon genehmigt worden und Sie haben alle Teilnehmerzuweisungen (samt Dokumentenversand) getätigt, dann können Sie mittels: Veranstaltung abschließen alle Planungen und Vorbereitungen der Veranstaltung abschließen.
  • Sollte die Veranstaltung aus irgendwelchen Gründen nicht stattfinden, so bestätigen Sie dies hier mit: Veranstaltung fällt aus (Veranstaltungen absagen).
Persönliche Werkzeuge